De hoeveelheid aan informatie waartoe bedrijven, groot of klein, toegang hebben, neemt alsmaar toe. Het verwerken hiervan kan een klus zijn, maar dat is waar data dashboards om de hoek komen kijken. Data dashboards zijn één van de meest waardevolle hulpbronnen voor een bedrijf.
Hoewel data dashboards voorheen mogelijk werden gezien als een luxe, is het tegenwoordig door de hoeveelheid aan informatie meer een noodzaak geworden. Een data dashboard kan je bieden wat Excel en PowerPoint apart doen. Het bied je een krachtige visualisatie van gegevens die je informatie geven over wat er allemaal gebeurt binnen je bedrijf.
In dit artikel schrijf ik over wat data dashboards allemaal voor je kunnen betekenen als het gaat om rapportages. Zodra je begint met het gebruiken van data dashboards, zijn Excel en PowerPoint verleden tijd!
Wat is een data dashboard?
Een data dashboard is een hulpprogramma voor databeheer, dat alle belangrijke bedrijfsstatistieken analyseert, bewaakt, visueel weergeeft en bijhoudt. De gebruikers van het data dashboard kunnen communiceren met de gegevens, waardoor ze goede datagedreven, geïnformeerde en gezonde zakelijke beslissingen kunnen nemen.
Data dashboards worden gebruikt binnen de business intelligence (BI)-omgeving, waardoor er een connectie wordt gemaakt tussen de bedrijfsstrategie en de managers. Hierdoor kunnen de afdelingen beter en effectiever samenwerken en krijgen werknemers een hoger productiviteitsniveau.
Het doel van dashboards is om de werkomgeving en analyseprocessen te vereenvoudigen, aangezien er dagelijks enorme hoeveelheden gegevens worden verzameld en bedrijven oplossingen nodig hebben die hen op het juiste moment naar het juiste antwoord brengen.
Dashboard op maat laten maken?
Waardevolle inzichten. Betere beslissingen. Grip op je bedrijf.
Waarom geen Excel en PowerPoint meer?
Soms is het moeilijk om af te stappen van wat je gewend bent, en dat is begrijpelijk. Waarom zou je geen Excel en PowerPoint meer gebruiken en overstappen naar data dashboards? Dat leg ik je hieronder uit.
Er is geen twijfel over mogelijk dat data dashboards bedrijven inzichten bieden die nog niet eerder mogelijk waren. Als je aan de slag gaat met een professionele dashboardmaker, heb je toegang tot alle belangrijke gegevens op één scherm.
Daarnaast kun je gemakkelijk de resultaten delen (met bijvoorbeeld werknemers, zodat alle neuzen dezelfde kant op staan), veel tijd besparen en de effectiviteit en productiviteit binnen je bedrijf verhogen.
De dagen van statische presentaties zijn inmiddels voorbij en ook voor jou is het dus belangrijk die statische rapportages achterwege te laten. Daarnaast is het ook tijd om een stapje terug te doen van je spreadsheets en dia’s. Met data dashboards kom je verder en kun je de informatie beter implementeren!
Knowledge is not power; implementation is power.
– W. Edward Deming (auteur, motivational speaker en consultant)
Excel en PowerPoint hoeven echter niet vergeten worden. Je kunt ze nog altijd blijven inzetten waar dashboards niet relevant zijn. Excel en PowerPoint, evenals verschillende andere spreadsheet- en presentatietoepassingen, blijven voor velen belangrijke zakelijke hulpmiddelen, ook al is de interactiviteit van dergelijke programma’s beperkt.
Waar wint een data dashboard van Excel en PowerPoint?
Er zijn een aantal belangrijke voordelen die interactieve data dashboards bieden in vergelijking met traditionele, statische rapportage:
Het vermijdt overbodige rapportage
Je hebt slechts één tool nodig met de modernste interactieve functies om de weergegeven data snel aan te kunnen passen, in plaats van dertien statische PowerPointdia’s te creëren.
Rapporten maken gebruik van real-time gegevens, met toegepaste intelligente datawaarschuwingen waarmee gebruikers presentaties en spreadsheets geheel kunnen elimineren.
Een data dashboard alarmeert jou als gebruiker iedere keer als er zich een afwijking voordoet, terwijl verbonden netwerken zorgen voor een slimme detectie en voorspellingen van en voor de toekomst.
Het biedt wendbaarheid voor besluitvormers
Interactieve analyse van data met een data dashboard geeft je de mogelijkheid als gebruiker een on-demand antwoord te krijgen op kritische zakelijke vragen met behulp van de meest actuele en relevante gegevens. Daarnaast kun je de gegevens met maar een paar klikken vanuit verschillende perspectieven en standpunten bekijken.
Je kunt binnen een data dashboard in- en uitzoomen, tijdsintervallen detailleren, landen filteren of specifieke parameters, die je wel of niet nodig hebt, weergeven of verbergen. Zo kun je alle data op de meest holistische wijze bekijken, zoals je dat nog nooit eerder kon.
Het zorgt voor minder IT-betrokkenheid
Door jou als gebruiker in staat te stellen je eigen ad-hoc-gegevensanalyse uit te voeren (een oplossing die is ontworpen voor een specifiek probleem of specifieke taak, niet te generaliseren is en niet bedoeld is om te worden aangepast aan andere doeleinden), kan je bedrijf op waardevolle middelen met betrekking tot IT besparen. Dit is zo omdat het aantal verzoeken om databasequery’s of aanpassingen aanzienlijk zal afnemen.
De IT-afdeling kan dus meer de nadruk gaan leggen op andere belangrijke of waardevolle taken, terwijl jij met behulp van het data dashboard snel antwoord krijgt op belangrijke zakelijke vragen.
Hogere productiviteit
We weten allemaal dat statische rapporten een handig hulpmiddel zijn geweest om de productiviteit te verhogen. Dit is in de moderne economieën van vandaag echter gewoonweg niet meer genoeg.
De hoeveelheid aan data die wordt verzameld en daarna geanalyseerd moet worden, groeit continu, en ontelbare statische of papieren vellen of miljoenen rijen en kolommen kunnen je jammer genoeg niet meer helpen zoals ze dat vroeger wel konden.
Door de komst van self-service BI-tools kun je als gebruiker zelf aan de gegevens sleutelen en moderne technologieën gebruiken die de productiviteit ervan verhogen.
Het biedt snelheid
Er is geen twijfel over mogelijk dat het tempo waarmee we vandaag de dag werken een heel belangrijk element is voor ieder bedrijf dat wil overleven in dit moordende digitale tijdperk. Als je gebruik maakt van PowerPoint-presentaties of traditionele spreadsheats, worden gegevens handmatig gewijzigd en één keer ingevoegd.
Door de moderne rapportagetools die we nu hebben, is dat helemaal niet meer nodig. Real-time data dashboards maken real-time data mogelijk en dat is de kracht en schoonheid van business intelligence.
Welke data dashboards zijn er?
Nu je weet wat data dashboards zijn en hoe deze Excel en PowerPoint op een goede manier voor je kunnen vervangen, wil ik verder ingaan op de soorten data dashboards die je kunt inzetten.
1. Strategisch data dashboard
Een strategisch data dashboard is een rapportagetool om met behulp van kritische succesfactoren jouw bedrijfsstrategie op lange termijn te kunnen volgen. In de meeste gevallen zijn ze complex in hun opzet, hebben ze een bedrijfsbrede impact en worden ze voornamelijk gebruikt door het senior management.
Strategische data dashboards worden gebruikt in een breed scala aan bedrijfstypen. Het legt de strategische doelen van een bedrijf op één lijn. Daarnaast volgen strategische data dashboards statistieken met betrekking tot prestatie op basis van bedrijfsbrede strategische doelen.
Zodoende hebben deze data dashboards de mogelijkheid om de prestaties over een bepaalde tijdsperiode samen te vatten. Hierbij kun je denken aan afgelopen maand, het afgelopen kwartaal of afgelopen jaar.
Als het strategische data dashboard op de juiste manier is ontworpen, ontwikkeld en geïmplementeerd, kan het de hoeveelheid tijd die nodig is om een specifieke business key performance indicator te bereiken, sterk verminderen, terwijl daarnaast de operationele kosten worden verlaagd.
Om erachter te komen wat een data dashboard bij strategische planning doet en waarom het belangrijk kan zijn voor je bedrijf, is het belangrijk om in gedachten te houden dat deze dashboards aan senior teams een goed beeld kunnen bieden van strategische kwesties, en het hen daarom de relevante informatie biedt om de juiste acties te ondernemen.
Data dashboards kunnen je mogelijkheden bieden voor de activiteiten van specifieke afdelingen en verdere analyse, en vaak leiden strategische rapporten en data dashboards tot beslissingen van vrij hoog niveau.
Zoals eerder benoemd, kunnen senior leden van een team strategische problemen vrij snel identificeren en uitgebreide strategische rapporten met de geanalyseerde gegevens aanbieden.
Het belang ligt in het analyseren van managementprocessen, het gebruik van gemeenschappelijke kwantitatieve en kwalitatieve taal, en het identificeren van een bepaald systeem, dat in het data dashboard moet worden opgenomen, zodat elke beslisser (dus bijvoorbeeld ook een werknemer) de gepresenteerde gegevens begrijpt.
2. Operationeel data dashboard
Een operationeel data dashboard is een rapportagetool die wordt gebruikt om toezicht te houden op bedrijfsprocessen die regelmatig veranderen, en om de prestaties van belangrijke statistieken en de KPI’s van je bedrijf te volgen.
De waarde van operationele data dashboards, in het digitale tijdperk van vandaag, ligt in het feit dat bedrijven steeds meer het belang beginnen in te zien van correcte en snelle gegevensuitwisseling tussen operationele afdelingen en teams.
Hoewel de buitengewone ontwikkelingen op het gebied van datadashboardrapportage en datadashboardanalyse de operationele activiteiten behoorlijk versimpeld hebben, kunnen operationele managers ook veel voordelen halen uit het gebruik van dergelijke data dashboards, en interactief en visueel wijzen op een real-time dataprobleem dat snel moet worden opgelost.
In vergelijking met andere soorten dashboards, worden de gegevens vaak bijgewerkt. Soms hebben we het dan zelfs over minuut tot minuut. Operationele data dashboards zijn gemaakt om meerdere malen per dag te worden bekeken. Ze worden vaak gebruikt om de voortgang te volgen naar een specifiek doel dat je hebt gesteld.
Een voorbeeld van een operationeel data dashboard is een daily web overview dashboard. Zo’n data dashboard houdt de prestaties van je website per uur bij, aan de hand van vooraf bepaalde doelstellingen van je digitale marketingteam.
3. Analytisch data dashboard
Een analytisch data dashboard is een rapportagetool die wordt gebruikt om een grote hoeveelheden gegevens te bekijken, zodat jij als gebruiker de trends kunt onderzoeken, resultaten kunt voorspellen en inzichten kunt ontdekken. Analytische data dashboards komen vaker voor in business intelligence-tools omdat ze gewoonlijk worden ontwikkeld en ontworpen door data-analisten.
Een analytisch data dashboard is voornamelijk belangrijk doordat het inzicht biedt in het historisch datagebruik. Hiermee kunnen analisten trends identificeren, deze vergelijken met verschillende variabelen, voorspellingen doen, en doelen stellen die ten uitvoer kunnen worden gebracht in de business intelligence-strategie van jouw bedrijf.
Operationele data dashboards zijn vaak effectief wanneer complexe gecategoriseerde informatie een grote reikwijdte heeft en daarom visualisatie nodig heeft om een duidelijke analyse van gegenereerde gegevens uit te kunnen voeren.
De gegevens die zich bevinden achter een analytisch data dashboard moet je nauwkeurig en up-to-date houden, en die data mag zelden worden aangepast of bijgewerkt. Analytische data dashboards bevatten vaak geavanceerde BI-functies zoals ad-hoc-query’s en drill-down.
Een voorbeeld van een analytisch dashboard is het MRR/Accounts-dashboard. Dit is echter een zeer lichtgewicht versie van een analytisch dashboard.
4. Tactisch data dashboard
Het tactische data dashboard wordt voornamelijk gebruikt bij de analyse en monitoring van processen die worden uitgevoerd door het middenmanagement, met de nadruk op de analyse. Vervolgens volgt je bedrijf op een effectieve manier de voortgang van het bedrijfsdoel en levert je bedrijf analytische aanbevelingen voor strategieën in de toekomst.
Tactische data dashboards zijn meestal de meest analytische dashboards. Ze zijn fantastisch voor het bewaken van de processen die de strategische initiatieven van je bedrijf of organisatie ondersteunen. Tactische data dashboards helpen je als gebruiker door het besluitvormingsproces heen. Jij profiteert als gebruiker van de interactieve aard van de tactische data dashboards omdat ze je de mogelijkheid bieden om gegevens te onderzoeken.
Het detailniveau van een tactisch data dashboard valt tussen de strategische en operationele data dashboards in. Een tactisch verkoopdashboard kan je verkoopdoel bijvoorbeeld volgen (de werkelijke omzet kan dan tegenover de verwachte omzet worden gezet).
Het tactische data dashboard biedt de mogelijkheid tot verschillende segmentatie en filters, inclusief verkoopmanager, product en regio. Een operationeel data dashboard zou afwisselend de verkoop van deze specifieke producten ten opzichte van hun concurrenten op verschillende tijdstippen gedurende het jaar volgen.
Tactische data dashboards bieden daarnaast meer datavisualisatie dan operationele data dashboards.
Conclusie: de voordelen van een goede implementatie van een data dashboard
Na het lezen van dit artikel ben je natuurlijk helemaal verkocht en enthousiast wat data dashboards betreft. Je begrijpt nu beter wat de kracht van data dashboards kan zijn en hebt waarschijnlijk al ideeën over hoe je ze in wil zetten.
Voordat je meteen naar de dashboarddrukpersen rent, (hiermee bedoel ik natuurlijk datavisualisatiesoftware), wil ik nog een korte samenvatting geven van de voordelen van het gebruik van data dashboards.
Het is altijd het beste om te beginnen met een goed plan en de ontwerpprincipes van het data dashboard te implementeren die met de meest relevante gegevens van je bedrijf rekening houden. Een succesvolle dashboardimplementatie zal:
- Tijd besparen binnen je organisatie/bedrijf: IT, analisten, managers, C-suite, etc.
- Je bedrijf geld besparen door onnodige operationele kosten sterk te verminderen.
- Voor een doelgerichte en prestatiegerichte datacultuur binnen je bedrijf zorgen.
- De strategie binnen je bedrijf effectief afstemmen op je
- Je inzicht in klantgedrag
- Analyse en interactiviteit
Genoeg redenen dus om nu dan toch echt naar die dashboarddrukpers te rennen!
