Maak gebruik van prognoses met behulp van een data dashboard

Het is goed om je bezig te houden met de ontwikkelingen die plaats hebben gevonden in het verleden en de ontwikkelingen die nu plaatsvinden binnen je bedrijf. Nog beter is het om je ook te verdiepen in hoe het in de toekomst mogelijk zal gaan én vooral hoe je wil dat je bedrijf presteert in de toekomst.

In dit artikel beschrijf ik hoe een data dashboard je daarbij kan helpen. Een data dashboard kan je namelijk helpen bij het beter het maken van betere prognoses van ontwikkelingen in de toekomst en van hoe plannen die je nu hebt mogelijk uit kunnen pakken.

Informatie verwerken en data dashboards

Gegevens bevinden zich overal om ons heen. In ons digitale landschap bestaat een ondoorgrondelijke hoeveelheid aan informatie. Data dashboards kunnen die hoeveelheid aan informatie makkelijker analyseerbaar maken. Als je een bedrijf hebt, is het ontzettend belangrijk om de informatie die je hebt op de juiste manier te onderzoeken en in te zetten.

Gegevens hebben ons leven op verschillende manieren veranderd en helpen de initiatieven, innovaties en processen van organisaties in verschillende sectoren te verbeteren, door de kracht van het inzicht dat ze kunnen bieden.

Er zijn tegenwoordig echter zoveel statistieken, feiten en cijfers waaruit je een keuze kunt maken, dat het lastig kan zijn om te weten hoe en vooral waar je moet beginnen. Mijn advies is om met data dashboards aan het werk te gaan – één van de voornaamste innovaties in de geschiedenis op het gebied van business intelligence.

Wat is een data dashboard?

Laten we beginnen met de vraag: wat is een data dashboard? Een data dashboard is een tool die een interactieve, gecentraliseerde manier biedt voor het meten, bewaken, analyseren en extraheren van belangrijke zakelijke inzichten uit verschillende datasets op belangrijke gebieden.

De informatie in een data dashboard wordt op een interactieve, intuïtieve en visuele manier weergegeven. In principe kun je, als je gebruik maakt van een data dashboard, dus in één opslag zien wat er allemaal gebeurt binnen je bedrijf. Je gebruikt uiteraard verschillende data dashboards voor verschillende takken binnen je bedrijf. Het is anders namelijk alsnog onoverzichtelijk.

Data dashboards bieden jou als gebruiker een breed en diepgaand overzicht van de verscheidenheid aan interne afdelingen, initiatieven, doelen, projecten of processen van je bedrijf. Al die informatie wordt gemeten aan de hand van key performance indicators (KPI’s), die inzichten verschaffen die groei en verbetering bevorderen.

Key performance indicators zijn meetbare waarden die aantonen hoe doeltreffend een bedrijf de belangrijkste doelstellingen binnen het bedrijf bereikt. Als bedrijf of organisatie gebruik je die KPI’s op verschillende niveaus om je succes te evalueren bij het behalen van doelen die je hebt gesteld. KPI’s op een hoog level richten zich bijvoorbeeld op de algehele prestaties van je bedrijf, terwijl KPI’s op een laag level zich bijvoorbeeld richten op processen in afdelingen zoals marketing, human resources, verkoop, ondersteuning en andere.

Online dashboards bieden meteen navigeerbare toegang tot waardevolle analyses die de kracht hebben om je bedrijfsresultaten te verbeteren door voortdurende commerciële evolutie.

Om data dashboards juist te definiëren, moet je rekening houden met het feit dat, als je als bedrijf zonder data dashboards en dashboardrapportagepraktijken te werk gaat, je enorme stapels ongestructureerde gegevens/informatie moet door- en onderzoeken, wat zowel inefficiënt als zeer tijdrovend is.

Wat is het doel van een data dashboard?

Wat is de primaire functie van een data dashboard? Zoals eerder al beschreven, biedt een data dashboard je de mogelijkheid om een antwoord te krijgen op een groot aantal bedrijfsgerelateerde vragen, op basis van de doelen die je hebt gesteld en strategieën die je hebt bedacht. Belangrijk is dat je goed nadenkt over welke vragen je wilt stellen, want:

“If you do not know how to ask the right question, you discover nothing.”

– W. Edward Deming (Amerikaans statisticus)

Door onbewerkte gegevens uit verschillende bronnen te nemen en te bewaren, voordat ze in een op maat gemaakt data dashboard worden gepresenteerd, kunnen data dashboards helpen om de meest waardevolle gegevens van je bedrijf te begrijpen, en je in staat stellen om bruikbare antwoorden te vinden op je meest brandende zakelijke vragen.

Door je te verdiepen in specifieke KPI’s die aansluiten bij je bedrijfsdoelen, kun je goed onderzoek doen met specifieke informatiebronnen, benchmarks creëren en je succes goed en continu blijven meten.

Je bedrijf wordt datagedreven door te werken met data dashboards, en als een direct gevolg ook een stuk succesvoller. Als je dus wilt dat je bedrijf in de toekomst (nog) beter gaat presteren, is het inzetten van data dashboards zeer waardevol.

Hoe kun je het best prognoses maken?

Nu duidelijk is geworden wat een dashboard is en hoe data dashboards je kunnen helpen bij het maken van prognoses, en daarbij het succesvoller maken van je bedrijf, wil ik je laten weten hoe je de beste prognoses maakt.

Prognosticeer dagelijks! Consistentie telt

Om succesvol te zijn in de verkoop, moet je als verkoper nieuwe klanten werven. Om dit te doen, moet je weten hoe je relaties kunt opbouwen – hoe je moet netwerken. Prospectie is de kunst van het aangaan van nieuwe relaties. De nieuwe zakelijke kansen die later in verkoop veranderen, worden in eerste instantie opgemerkt door middel van voorspellingen. Prognoses maken is dus ontzettend belangrijk als je wilt verkopen!

Dé manier om de resultaten van de prognoses te verbeteren, is door te accepteren hoe belangrijk het is om de verkoopresultaten te behalen en deze ook zo te behandelen. Het verbeteren van je prognoseresultaten begint dus met het reserveren van tijd en energie om dit elke dag te kunnen doen.

Die tijd en energie kun je sterk verminderen door aan de slag te gaan met data dashboards en op die manier te analyseren en begrijpen hoe het met de verkoop gaat binnen je bedrijf. Het scheelt je enorm veel tijd en het maakt voor iedereen binnen je bedrijf in één oogopslag duidelijk waar nog aan gewerkt moet worden.

Weg met afleidingen!

Schakel internet uit. Schakel je e-mail uit. Schakel je smartphone uit en focus echt op het maken van prognoses. Vertel je vrienden dat je discipline nodig hebt en dat je hun steun nodig hebt; beloof het later allemaal weer met hen in te halen.

Hang een bordje aan de deur van je kantoor met de tekst “Niet storen! Ik ben prognoses aan het maken!” Als je geen deur hebt, gebruik dan een touwtje en hang het bord boven je bureau. Hoe serieuzer je je werk en jezelf neemt, hoe serieuzer anderen (binnen je bedrijf en daarbuiten) je ook zullen nemen.

Als je een luie houding hebt ten aanzien van prognoses met behulp van data dashboards, zal je bedrijf niet beter presteren en blijf je waarschijnlijk hangen op hetzelfde niveau. Je geeft andere dingen voorrang terwijl je concurrentie al keihard bezig is je in te halen door middel van data dashboards en prognoses. Het gebeurt continu en jij moet ze voorblijven!

Zoals eerder al beschreven, zorgen data dashboards ervoor dat je sneller te werk kunt gaan. Als je dus weinig zin hebt om bezig te zijn met het maken van prognoses, zijn juist die data dashboards zo handig omdat ze je de kans geven dit snel en efficiënt te doen.

Maak gebruik van elke methode die beschikbaar is

Prognosticeren is de activiteit waarbij ook het aangaan van nieuwe relaties hoort, maar vergeet niet dat het ook deel uitmaakt van een groter geheel. Je moet nadruk leggen op het resultaat van het aangaan van die nieuwe zakelijke relaties. Dit is namelijk het identificeren van nieuwe zakelijke mogelijkheden. Er is niet slechts één methode om dit te doen. In feite zijn er tientallen, en ze kunnen allemaal even goed werken als je ze op de juiste manier uitvoert.

Om succesvol prognoses te maken, moet je je energie en tijd besteden aan de methoden die voor jou het beste werken. Dat betekent echter niet dat je alle andere methoden achter wegen moet laten.

Als je goed bent in cold calling en daarmee nieuwe zakenrelaties aangaan, moet je je absoluut daarop concentreren. Dat betekent echter niet dat je nooit inbound marketing, e-mailmarketing, beurzen, netwerken, conferenties, sociale netwerken, direct mailing of verwijzingen moet gebruiken. Je zou al deze tools moeten meenemen om er beter van te worden.

Maak een lijst van alle methoden die je kunt bedenken om prognoses te maken. Plan hoeveel tijd je voor elke methode vrij wil en kan maken en stel doelen op voor de hoeveelheid potentiële klanten die je uit die inspanningen kunt en (minimaal) wilt halen.

Je zou zich bijvoorbeeld kunnen voorstellen om één netwerkevenement per maand te bezoeken, met als resultaat dat je van elk netwerkevenement minimaal twee nieuwe potentiële zakenrelaties aangaat.

Meet deze resultaten (met een data dashboard!) en concentreer je op het gebied dat de grootste winst oplevert ten opzichte van de tijd die je hebt geïnvesteerd. Houd er daarnaast rekening mee dat je prospects een eigen mening kunnen hebben over hoe ze het liefst benaderd worden. Het doel is natuurlijk altijd om aan de behoeften van je prospect te voldoen.

Focus op het resultaat

Dit klinkt logisch en gemakkelijk, maar vaak is focussen op het resultaat moeilijk als het niet meteen goed gaat. Het ideale resultaat van prognosticeren is het aangaan van nieuwe (zaken)relaties en het kunnen doen van nieuwe verkopen.

Sommige verkopers hebben moeite om zich te concentreren op de uitkomst van een afspraak en komen vaak in de verkoopmodus, omdat ze het gevoel hebben dat ze moeten bewijzen dat ze tijdens hun prognoseactiviteiten waarde kunnen creëren voor een prospect.

Op die manier verlaat je echter juist het idee van betere prognoses maken met data dashboards. Het is slechts de introductie van de mogelijkheid dat je mogelijk waarde kunt creëren en samen iets kunt doen.

Schrijf scripts

Slechte resultaten van prognoses worden meestal veroorzaakt door twee dingen. Het eerste is dat je er te weinig tijd aan hebt besteed, en het tweede is dat de prognoses niet effectief zijn gedaan. Ineffectief prognoses maken komt meestal neer op taalkeuzes die je maakt. Wat je zegt wanneer je klanten probeert te werven, kan het verschil betekenen tussen het behalen of verliezen van die klant. Daarom zijn scripts van het grootste belang.

“Maar wacht!” denk jij nu. “Ik ben een professionele verkoper en ik kan niet klinken alsof ik een script gebruik!” En dat begrijp ik heel goed. Niemand wil het idee hebben dat er een presentatie wordt gegeven tijdens een normaal gesprek, maar je wil ook niet klinken als iemand die zijn prospect helemaal niet wil ontmoeten. Je moet je dus verdiepen in wanneer iets werkt bij een klant en wanneer niet. Die gegevens kun je dan weer verwerken in een data dashboard.

Als je een persoon bent die liever geen scripts gebruikt voor prospectie, helpt het om te erkennen dat je nu al een script gebruikt. De woorden die je nu al gebruikt bij het zoeken naar prospects weerspiegelen al een specifieke manier waarop je ervoor hebt gekozen om met mensen in contact te komen.

Het zijn woorden die je fijn vindt omdat je ze hebt geoefend, en omdat je er misschien al achter bent dat ze aardig werken. Omdat je ze hebt gerepeteerd, heb je ze waarschijnlijk dus ook uit het hoofd geleerd. De woorden die je gebruikt, zijn gemakkelijk omdat je ze uit je hoofd kent, niet omdat je ze voorleest. Dit betekent echter niet noodzakelijk dat dit ook de meest effectieve manier is om te werk te gaan.

Je kunt je effectiviteit bijschaven en perfectioneren door de woorden die je gebruikt goed en zorgvuldig te kiezen en observaties te maken over wat wel en niet voor je werkt (en dit dan weer te verwerken in een data dashboard).

Dit vergt uiteraard discipline, focus en bewustzijn. Het geeft je daarnaast echter wel de kans te experimenteren met taal om te zien wat het beste werkt, en dat is natuurlijk altijd goed. Je kunt het zien als het aanscherpen van je elevator pitch.

Schrijf scripts voor elk van de prospectiemethoden die je wilt en gaat gebruiken. Schrijf daarnaast ook de reacties van prospects op en kijk welke reacties er goed zijn en welke niet. Oefen de scripts ook. Noteer daarnaast het beste taalgebruik en gebruik dit in plaats van de ondoelmatige en ongeschreven scripts die je nu (nog) gebruikt.