Elke dag komen we gegevens tegen op het internet, en vaak weten we niet veel over die gegevens van onszelf. Elk bedrijf genereert resultaten die het kan en moet vastleggen. Het kan namelijk ontzettend waardevol zijn om als MKB’er te starten met het analyseren van die gegevens, van alle data die jouw bedrijf genereert.
De meeste MKB’ers weten echter niet waar de werkelijke waarde van een verkoop ligt; ligt dat in het financiële rendement of in de resulterende inzichten voor verdere business?
Het antwoord is natuurlijk subjectief en hangt af van de status van het bedrijf, maar vaak is het antwoord ook verrassend. Het is een feit dat een data-gedreven strategie de hoeksteen zal zijn voor het industrie-onafhankelijke toekomstige succes van de volgende grote spelers. Jij kunt natuurlijk één van die volgende grote spelers zijn als MKB’er.
Wat is data?
In eenvoudige bewoordingen kan data feiten zijn die betrekking hebben op elk object in kwestie. Uw naam, leeftijd, lengte, gewicht, etc. zijn bijvoorbeeld enkele gegevens die op u betrekking hebben. Een foto, afbeelding, bestand, pdf, etc. kunnen ook als data worden beschouwd.
Wat is een database?
Een database is een systematische verzameling gegevens. Ze ondersteunen elektronische opslag en manipulatie van gegevens. Databases maken datamanagement eenvoudig.
Een paar voorbeelden: een online telefoongids gebruikt een database om gegevens van mensen, telefoonnummers en andere contactgegevens op te slaan. Een elektriciteitsbedrijf gebruikt een database om de facturering, klantgerelateerde problemen, foutgegevens enz. te beheren.
Dit zien we ook terug als we bijvoorbeeld naar Facebook kijken, iets wat misschien bekender terrein is voor jou. Facebook moet gegevens met betrekking tot leden, hun vrienden, ledenactiviteiten, berichten, advertenties en nog veel meer opslaan, manipuleren en presenteren. Zo kunnen er talloze voorbeelden gegeven worden van het gebruik van databases.
Waarom starten met data-analyse als MKB’er?
De vraag die bij iedereen opkomt is natuurlijk: wat maakt data-analyse dan precies zo effectief? Waarom zou ik willen starten met data-analyse als MKB’er? Waarom kan dit zo cruciaal zijn? Don’t worry; dat ga ik je in dit artikel uitleggen.
Of het nu gaat om een autofabrikant, bakkerij, kapper, techbedrijf of ambachtelijk bedrijf, ondernemende acties creëren altijd gegevens. Dit kunnen verkopen, marketingresultaten, investeringen, afschrijvingen en andere soorten gegevens in die richting zijn.
Ieder bedrijf laat gegevensvoetafdrukken achter die kunnen worden begrepen en geanalyseerd. Hier kun jij als MKB’er veel belangrijke informatie uithalen om als bedrijf te groeien.
Het is de taak van een data-analist om deze voetafdrukken samen te brengen om resultaten te produceren en meer diepgaande inzichten in het bedrijf te bieden. Als de gegevens vakkundig en op de juiste manier worden geëvalueerd, kunnen veel operationele fouten in de toekomst worden vermeden en kan het bedrijfsmodel optimaal ingezet worden.
Amazon wordt bijvoorbeeld gezien als een data-expert en gebruikt data-analyse niet alleen om het eigen bedrijf te optimaliseren, maar ook om een heel marktsegment te begrijpen. Vaak wordt vergeten dat dit niet alleen een online retailer is, maar veel meer een databedrijf.
Zo werden in de aanbesteding voor de nieuwe HQ2-site infrastructurele en demografische gegevens van applicatiesteden opgevraagd. 238 Amerikaanse en Canadese steden hebben deze gegevens verzonden, die op de lange termijn door de technologiegigant zullen worden gebruikt.
Vooral in de dagelijkse praktijk weet een bedrijf zoals Amazon goed welke gebruikers de producten van het bedrijf gebruiken. Jaarlijks investeert het bedrijf er zelfs miljoenen dollars in! Een goede reden dus om zelf als MKB’er ook aan de slag te gaan met data-analyse.
Starten met data-analyse als MKB’er
Voor het MKB leeft data in de tools die ze dagelijks gebruiken. De gegevens kunnen zich dus bijvoorbeeld bevinden in Google Analytics en MailChimp. Het samenvoegen en evalueren van die gegevensbronnen kan een voordeel opleveren bij het begrijpen van jouw dagelijkse bedrijfsvoering.
Ik ben dan ook van mening dat ieder bedrijf op de hoogte moet zijn van zijn gegevens en uit die gegevens voordelen moet halen voor de verdere groei van het bedrijf. De kleine sporen die het tijdens het gebruik achterlaat, zijn waardevol als ze op de juiste manier worden bekeken en gebruikt.
Voordat je met een data-analyse project begint, zijn er drie simpele, maar wel heel belangrijke, vragen die je moet beantwoorden. Deze vragen zullen je helpen om een algemeen begrip te creëren dat kan worden uitgebreid met het verdere gebruik van data-analysetechnologie:
1. Wie zijn mijn klanten?
Natuurlijk is het allereerst belangrijk goed te begrijpen wie je klanten nu precies zijn. Welk type persoon is de klant van jouw bedrijf? Waar komt die klant vandaan? Hoe krijgt de klant toegang tot de producten van het bedrijf? Is het een financieel sterke of financieel zwakke groep mensen? Is er een manier waarop de doelgroep van het bedrijf in de toekomst kan veranderen?
Door al deze dingen mee te nemen, kun je heel goed de gegevens die je hebt interpreteren en hiermee aan de slag gaan.
2. Waar hangen mijn uitgaven samen met mijn inkomsten?
Ofwel: welke investeringen genereren direct rendement/winst? Ondernemers zijn verplicht om een boekhoudkundige administratie bij te houden, daarom is het verkrijgen van toegang tot dit soort gegevens heel eenvoudig.
Het is belangrijk dat de informatie goed wordt geordend en verzameld. Een uitgebreide analyse van kosten en opbrengsten kan diepgaande inzichten opleveren over de efficiëntie van investeringen en kan je als bedrijf laten groeien.
3. Welk bedrijf is het meest winstgevend?
Een bedrijf met meerdere bedrijfseenheden kan een winstgevendheidsanalyse gebruiken om sterke en zwakke punten te markeren. Kleinere bedrijven moeten bepalen welke diensten het meest winstgevend zijn en deze verder versterken, en zwakke punten kunnen zoveel mogelijk worden hersteld.
Het is natuurlijk altijd positief erachter te komen wat je sterke en zwakke punten zijn als MKB’er. Neem dus ook dit mee voordat je de gegevens gaat bekijken, verwerken en gebruiken.
Data-analyse voor kleine bedrijven – hoe werkt het?
Als we kijken naar de investeringskosten die nodig zijn voor data-analyse, worden MKB’ers vaak direct afgeschrikt. Het salaris van een data-analist is vaak meer dan €70.000,- per jaar.
Dit zijn kosten die kleinere bedrijven vaak niet kunnen compenseren; het is simpelweg veel te duur. Ik weet zeker dat als een bedrijf niet ten minste een zevencijferige omzet per jaar genereert, een data-analist alleen in dienst mag worden genomen als het bedrijfsmodel data-gedreven is.
Als alternatief kunnen MKB’ers natuurlijk gewoonweg de technologieën die ze nodig hebben verwerven en zelf starten met data-analyse. Als je als ondernemer goed weet wat je wil analyseren, kunnen freelance data-analisten worden ingehuurd via online platforms. Deze hoef je dan dus niet per se in dienst te nemen.
Stappenplan voor het starten met data-analyse als MKB’er
Algemeen wordt aangenomen dat effectieve data-analyse nieuwe zakelijke kansen kan creëren, aangezien technologische vooruitgang bedrijven meer mogelijkheden biedt om te voorspellen wat hun klanten willen.
Veel bedrijven, waaronder MKB’ers, hebben in het verleden al gebruik gemaakt van data-analyse om de bedrijfsprestaties te verbeteren, door data-analytics te integreren met bedrijfsoplossingen.
Gestructureerde gegevens omvatten echter slechts 20 procent van de gegevens in de computersystemen van het MKB. Ongeveer 80 procent van de gegevens van een bedrijf wordt opgeslagen in een ongestructureerde vorm die zich niet leent voor een normale analyse.
Deze ongestructureerde gegevens kunnen onder meer bestaan uit e-mails van medewerkers, telefoongesprekken en vele andere. Het kan verstandig zijn voor MKB’ers om beschikbare gestructureerde en ongestructureerde gegevens te gebruiken en vervolgens gegevensanalyses uit te voeren op beide soorten gegevens die diepere zakelijke inzichten zullen bieden.
Data-analyse kan dus gebruikmaken van zowel gestructureerde als ongestructureerde gegevens om significante inzichten te verkrijgen. Tot dusverre vertrouwden MKB’ers voornamelijk op gestructureerde gegevens, maar beide zijn zeer relevant.
Om te beginnen kan het handig zijn om een centrale opslagplaats te maken van de gegevens van jouw bedrijf uit verschillende bronnen zoals Excel en relationele en niet-SQL-databases.
Hieronder geef ik je in ieder geval de stappen om aan de slag te kunnen gaan met data-analyse als MKB’er. Deze stappen helpen je op weg, maar zijn ook nog altijd belangrijk als je al bezig bent met data-analyse. Vaak moeten stappen herhaald worden om de data-analyse zo effectief mogelijk te maken en te houden.
1. Bepaal je doelstellingen
De eerste vraag is: wat wil je als MKB’er bereiken met de data die je hebt? Zo kun je bijvoorbeeld onderzoeken of je de vraag van een klant snel en efficiënt kan afhandelen, waardoor de klanttevredenheid hoog is.
Dit kan gevolgen hebben voor het al dan niet herhalen van bestellingen van dezelfde klant. Zo zijn er nog vele andere manieren om data-analyse te bekijken en in te zetten als MKB’er.
2. Identificeer alle gegevensbronnen
De meeste kleine en middelgrote ondernemingen hebben gegevens opgeslagen in een reeks afgelegen gebieden. De sleutel is om te werken met wat je hebt als MKB’er en vervolgens verschillende gegevens te interpreteren en integreren.
Naast klantcontactinformatie zal je als MKB’er over aanvullende informatie beschikken, die veel verschillende manieren omvat waarop jij met zijn klanten communiceert. Het telefoniesysteem houdt bijvoorbeeld alle binnengekomen en ontvangen oproepen bij.
Naast oproepopnames zijn er e-mailbestanden en sociale media-accounts voor verdere gegevens over communicatie met klanten.
Gebruik dus zoveel mogelijk gegevens om je bedrijf te laten groeien!
3. Integreer gegevens en consolideer
De volgende stap is het integreren en consolideren van alle informatiebronnen in één specifieke tool. Als er geen CRM-systeem (klantrelatiebeheer) beschikbaar is, heb je al MKB’er mogelijk een alternatieve opslagplaats in de cloud nodig, die verschillende databases en systemen kan gebruiken om de informatie voor interpretatie in een webgebaseerd dashboard te presenteren.
Een marketingdashboard is een rapportagetool die marketinganalyses, KPI’s en statistieken weergeeft met behulp van datavisualisaties. Marketingdashboards zijn ontworpen om teams een realtime venster op marketingprestaties te geven. In de kern beantwoordt een marketingdashboard dus de vraag: “Hoe presteren we op dit moment?”
Marketingdashboards zijn marketingrapporten die zijn ontworpen voor continue monitoring en een brede distributie. Net als het dashboard van een auto, stelt een marketingdashboard het team in staat om haar doelen te bereiken, met duidelijke kennis van wat er onder de motorkap gebeurt.
Dit type zichtbaarheid maakt correcties mogelijk op dagelijkse en zelfs uurbasis, in tegenstelling tot traditionele maandelijkse of driemaandelijkse rapportages. Het is dus belangrijk dat je een manier vindt om de gegevens te rapporteren, om als MKB’er zo effectief mogelijk te werk te kunnen gaan.
Dashboard op maat laten maken?
Waardevolle inzichten. Betere beslissingen. Grip op je bedrijf.
4. Analyseer dashboards en zet gegevens om in bruikbare inzichten
De gecombineerde gegevens op het dashboard moeten belangrijke prestatie-indicatoren weergeven op basis van de verzamelde communicatiegegevens, zoals klantgegevens, hun laatste bestellingen, eerdere e-mailcommunicatie, wanneer ze voor het laatst hebben gebeld en wie het gesprek heeft afgehandeld.
Oproepopnames stellen gebruikers in staat te horen wat er in gesprek met klanten is besproken. Dit helpt je als MKB’ers om klantgedrag te voorspellen en je service te verbeteren voordat ze een klacht indienen. Klachten kunnen op die manier dus in zeker zin voorkomen worden en dat is natuurlijk super als dat een mogelijkheid is.
In zekere zin gaat het dus over het voorspellen van de toekomst. Op die manier kun je als MKB’er excelleren in klantenservice en processen op een fantastische manier verbeteren. Na verloop van tijd kan het personeel dan productiever en effectiever zijn, waardoor de omzet en winstgevendheid zullen toenemen. Dit geeft je bedrijf de mogelijkheid te groeien op alle fronten.
Conclusie
Informatie is macht. Dit geldt voor zowel grote als kleine bedrijven. Informatie over de best en slechtst presterende en winstgevende producten, diensten en business units geeft inzicht in de daadwerkelijke inkomstenstromen.
Informatie over bestaande klanten geeft inzicht in huidige en potentiële doelgroepen en markten. En zo kan ik nog wel even doorgaan. Het moge duidelijk zijn dat data-analyse ook voor MKB’ers fantastische inzichten kan bieden, en hopelijk kun je hier door middel van dit artikel mee aan de slag gaan!
