Structureer & Analyseer je Bedrijfsdata met Power BI (review)

Tegenwoordig heb je als bedrijf een hele hoop data nodig om enigszins competitief te blijven. Naarmate je meer relevante data gaat verzamelen, doet het probleem van onoverzichtelijkheid zich voor. Wanneer je niet in staat bent structuur in je verzamelde data kan krijgen, zul je nooit de nodige conclusies uit die data kunnen trekken om vervolgens de juiste beslissingen te nemen. Power BI van Microsoft kan hierbij helpen.

Dit doet Power BI allereerst door middel van data dashboards. Met dit programma kun je één of meerdere schermen (dashboards) inrichten, waarop je in één oogopslag visueel alle data kan weergeven die voor je bedrijf of een specifieke afdeling/project relevant is. Zo is alle relevante data overzichtelijk 24/7 beschikbaar.

Power BI maakt data met name inzichtelijker door haar goede visualisatie mogelijkheden. Niet alleen heeft Power BI alle standaard visualisaties die je van een business intelligence programma verwacht, maar in de Office Store kun je ook een hoop visualisaties vinden die door andere gebruikers zijn gemaakt en geüpload. Veel van deze templates zijn gratis te downloaden, en Microsoft licht in de Office Store de beste door gebruikers gegenereerde visualisaties uit.

Power BI is te gebruiken als webapplicatie, als desktopversie voor Windows (servers), en op Android- en iOS-telefoons en -tablets. Met deze software kun je dus altijd en overal bij de voor jou relevante data, ook als je even geen computer voorhanden hebt.

Wat kan je met Power BI? 3 praktijkvoorbeelden

In principe snap je nu wat je ongeveer met Power BI kan, maar zeker als je nog niet zo (lang) datagedreven werkt, snap ik het als je nog niet direct inziet hoe deze tool handig kan zijn voor jouw bedrijf. De volgende drie praktijkvoorbeelden geven je hier hopelijk een wat beter beeld van:

1. Automatisch de bedrijfsvoorraad bijhouden
2. Makkelijker de prestaties van werknemers beoordelen
3. Voorspellingen doen over toekomstige prestaties

1. Automatisch de bedrijfsvoorraad bijhouden

Het bijhouden van de inventaris kan een enorm tijdrovende taak zijn wanneer je dit op de traditionele manier doet. Power BI kan je dit werk uit handen nemen door een automatische inventaris bij te houden. Op basis van de inkoop- en verkoopcijfers vertelt Power BI je precies hoeveel je waarvan in huis hebt. Dit kan vervolgens ook per categorie/locatie worden gevisualiseerd, inclusief bijvoorbeeld waarschuwingskleuren of -signalen.

 2. Makkelijker de prestaties van werknemers beoordelen

De takenpakketten van werknemers zijn tegenwoordig een stuk ingewikkelder dan vroeger. Hierdoor kan het lastig zijn om de prestaties van werknemers goed bij te houden, want er zijn veel meer dingen die een werknemer goed of fout kan doen. In Power BI kun je echter gemakkelijk de prestaties van een werknemer bij al diens bezigheden naast elkaar zetten. Zo krijg je veel beter inzicht in de prestaties van individuele werknemers.

 3. Voorspellingen doen over toekomstige prestaties

Bij een goede bedrijfsvoering houd je natuurlijk altijd één oog op de toekomst. Het doen van voorspellingen over de toekomst wordt natuurlijk al makkelijker doordat Power BI je meer inzicht in je data en prestaties geeft; dat is echter nog niet alles! Power BI kan ook daadwerkelijke voorspellingen doen over verkoopcijfers, klantenwerving, bedrijfskosten en nog veel meer. Dit gebeurt met slimme algoritmes en bestaande data.

Welke bedrijven gebruiken Power BI?

Naast dat we bij Decidas Power BI voor verschillende opdrachtgevers inzetten, gebruiken o.a. de volgende bedrijven Power BI:

• Apple
• Samsung
• Walmart
• GEICO (bekende Amerikaanse zorgverzekeraar)

Dit zijn niet de minste bedrijven, die dus ook zeker niet genoegen zouden nemen met ondermaatse BI-tools. Er zijn echter ook veel kleinere bedrijven die gebruikmaken van Power BI. Het is beslist niet een tool die alleen voor grote multinationals geschikt is!

Met welke tools kan Power BI koppelen?

Een tool als Power BI is natuurlijk alleen nuttig als deze ook genoeg databronnen ondersteunt. Daarom volgt hieroner een greep uit de applicaties die door Power BI worden ondersteund:

• Alle Microsoft Office-producten (bijv. Excel)
• Microsoft OneDrive/Microsoft DataVerse
• Azure
• Bloomberg Data and Analytics
• Dynamics 365
• GitHub
• Google Analytics, BigQuery en Sheets
• IBM DB2, Informix en Netezza
• Salesforce (lees hier onze review van Salesforce)
• Spark
• SQL server database
• SurveyMonkey
• Zendesk

Veel ondersteunde databronnen dus, waardoor je waarschijnlijk niet veel hoeft te veranderen aan de manier waarop je werkt als je gebruik wil maken van Power BI. Wel geven sommige gebruikers aan dat er ook veel webapplicaties zijn die lastig samenwerken met Power BI. Check daarom eerst even de volledige lijst met ondersteunde databronnen op de website van Microsoft.

Welke alternatieven zijn er voor Power BI?

Power BI is een goede business intelligence tool, maar er zijn er natuurlijk meer, die allemaal zo hun eigen voor- en nadelen hebben. Dit is naar ons oordeel de belangrijkste competitie van Power BI:

• Tableau: biedt veel van dezelfde functionaliteit als Power BI en is met iets meer databronnen te koppelen, maar is flink duurder. Lees hier onze review van Tableau.
• Chartio: een erg uitgebreide en krachtige BI-tool voor de experts, maar helaas te complex en niet gebruiksvriendelijk genoeg voor mensen met minder computerkennis (bedenk hierbij dat je werknemers het ook moeten kunnen begrijpen).
• IBM Watson Analytics: wellicht de makkelijkste tool in gebruik voor beginners, maar helaas wat beperkter in functionaliteit en compatibiliteit met andere applicaties.
• Google Data Studio: gratis, maar wat minder mogelijkheden (en data moet vooraf al schoon/klaar voor visualisatie zijn).

Aan de slag met Power BI? Voorkom deze implementatiefouten

Ik snap het als je graag zo snel mogelijk aan de slag wil met Power BI om datagedreven te gaan werken, en je bedrijfsvoering naar een hoger niveau te tillen. Toch is het verstandig om eerst de onderstaande veelgemaakte implementatiefouten te lezen, zodat je direct goed van start gaat:

1. Blijf je data af en toe verifiëren
2. Zorg dat je overzicht in je data blijft brengen

1. Blijf je data af en toe verifiëren

Het is natuurlijk hartstikke mooi dat een programma als Power BI je een hoop werk uit handen neemt, maar het is belangrijk dat je niet helemaal achterover gaat zitten. Af en toe zul je moeten blijven verifiëren of je data nog wel strookt met de werkelijkheid. Doe je dit niet, dan loop je de kans dat het beeld dat Power BI je voorschotelt steeds verder van de werkelijkheid af raakt, en je niet meer de juiste beslissingen neemt.

Een goed voorbeeld hiervan is inventaris. Zoals gezegd kun je deze door Power BI automatisch laten bijhouden, maar als niemand af en toe de fysieke inventaris checkt, kan het alsnog misgaan (bijvoorbeeld door diefstal, test-orders, etc.). Power BI kan immers alleen automatisch bijhouden wat er via de officiële kanalen binnenkomt en naar buiten gaat. Werken met schone data is belangrijk, en dit krijg je alleen door er regelmatig naar te kijken.

2. Zorg dat je overzicht in je data blijft brengen

Dit lijkt misschien een wat overbodige tip, omdat het overzichtelijk maken van data het hele doel is van Power BI. Toch is het de moeite waard dit te benoemen, omdat veel mensen nogal overweldigd raken wanneer ze voor het eerst al die data op één plek zien. Ze willen dan vaak meteen zoveel mogelijk visualiseren, in de angst relevante data/visualisaties mis te lopen.

Op die manier is al het overzicht er natuurlijk snel weer uit. Sorteer je data dus goed. Verdeel het in enkele dashboards die gericht zijn op specifieke onderwerpen of afdelingen, en plaats op elk van die dashboards slechts een aantal relevante KPI’s. Zo blijft in één oogopslag duidelijk waar je naar kijkt.

Een andere valkuil op dit gebied is denken dat je in één keer voor altijd klaar bent. Leg eerst een goede basis, en probeer daarna bijvoorbeeld elke maand of kwartaal weer eens in de data te duiken en nieuwe trends/afwijkende zaken te ontdekken. Alleen zo kom je continu tot nieuwe inzichten en creëer je stapsgewijs concurrentievoordeel.