Automatiseer Repetitieve Taken Eenvoudig met Zapier (review)

In het kort

Zapier is een enorm handige tool om alle webapplicaties die jij als bedrijf of ondernemer gebruikt aan elkaar te koppelen. Zonder kennis van coderen kun je met Zapier enorm veel handmatige handelingen automatiseren, en zo zeeën van tijd besparen én fouten voorkomen!

Processen automatiseren Zapier

Beoordeling

9/10

Mogelijkheden

9/10

Gebruiksvriendelijkheid

8/10

Complexiteit

Makkelijk

Voordelen

  • Bespaart je veel tijd door repetitieve taken te automatiseren
  • Erg gemakkelijk te gebruiken, zonder dat dit ten koste gaat van functionaliteit
  • Ondersteunt maar liefst 4.000+ verschillende applicaties
  • Ondersteunt oneindig lange automatiseringsprocessen (meerdere stappen)
  • Betaalbaar en gratis basisversie

Nadelen

  • Ondersteunt geen Smart Home Devices, zoals Google Home en Alexa
  • Waarschuwt je niet (altijd) als processen, bijvoorbeeld door updates, niet langer werken
  • Niet te gebruiken via je mobiele telefoon

Wat is Zapier?

Om als ondernemer competitief te blijven, ontkom je er tegenwoordig niet aan om gebruik te maken van diverse (web)apps en programma’s die bepaalde werkzaamheden vergemakkelijken en/of automatiseren.

Een nadeel hiervan is dat je na verloop van tijd van een hele hoop verschillende tools/software afhankelijk bent, waardoor je werkproces behoorlijk onoverzichtelijk en onnodig tijdrovend wordt.

Voor dit probleem biedt Zapier een oplossing. Zapier stelt je in staat om al die programma’s vanaf één centrale plek aan elkaar te verbinden (‘met elkaar te laten communiceren’). Daardoor kun je een hoop handmatige werkprocessen deels of zelfs volledig automatiseren.

Ook voor complexe processen, waar meerdere programma’s bij betrokken zijn, is Zapier geschikt. Dit soort programma’s en processen verbind je in verschillende ‘stappen’ aan elkaar. Afhankelijk van de complexiteit en omvang van jouw bedrijfsvoering kan je dat vele uren (en dus euro’s) per maand besparen.

Een groot voordeel van Zapier is dat dit programma erg makkelijk in gebruik is, ook voor mensen met relatief weinig computerkennis. Het heeft een intuïtieve interface, waarmee je met gemak diverse processen van verschillende apps aan elkaar kunt koppelen.

Het is zo simpel als het instellen van een voorwaarde en het daaraan linken van een gevolg dat moet intreden als die voorwaarde zich voordoet.

Een simpel voorbeeld: stel je als voorwaarde het krijgen van een e-mail in, en als gevolg het versturen van een sms-bericht naar jouw nummer, dan krijg je vervolgens iedere keer een sms’je als je een mailtje binnenkrijgt.

Hoewel zo’n proces erg simpel in te stellen is, kun je met Zapier wel degelijk erg complexe automatiseringsketens maken. Er zit namelijk geen limiet aan het aantal stappen dat zo’n keten kan hebben. Op deze manier kun je dus erg gemakkelijk alle interacties tussen meer dan 4.000 verschillende veelgebruikte apps automatiseren, zonder enige kennis van coderen.

Zapier biedt je bovendien de mogelijkheid om processen te testen voordat je ze definitief implementeert, waardoor eventuele fouten worden voorkomen.

Wat kan je met Zapier? 3 voorbeelden

In de basis is het niet lastig te begrijpen wat je met Zapier kan, maar ik kan me voorstellen dat je daarmee misschien nog niet direct weet wat Zapier voor concrete oplossingen in jouw bedrijfsvoering kan bieden. Enkele voorbeelden van hoe je tijd kan besparen met Zapier:

  1. Verwerk data automatisch in een spreadsheet
  2. Sla e-mailbijlagen automatisch op in de cloud
  3. Stuur automatisch een notificatie bij een nieuwe sales lead

1. Verwerk data automatisch in een spreadsheet

Afhankelijk van de werkzaamheden van jouw onderneming, kan dataverwerking een ontzettend belangrijk en tijdrovend onderdeel van je bedrijfsvoering zijn. Met Zapier kun je bepaalde data die programma’s je aanleveren direct in een Google Sheet of een Excel-document verwerken, waardoor een persoon dit niet meer hoeft te doen. Dat bespaart je een hoop tijd, geld en copy-paste fouten (of iets simpelweg vergeten)!

2. Sla e-mailbijlagen automatisch op in de cloud

Het zal je vast wel eens overkomen zijn dat je een bepaald belangrijk document of bestand niet meer kon vinden, omdat je dit bestand niet had opgeslagen nadat het naar je gemaild was, en je de mail in kwestie niet meer hebt. Dit hoeft je nooit meer te gebeuren, want met Zapier kun je e-mailbijlagen automatisch laten opslaan in o.a. Google Drive, OneDrive of Dropbox!

  1. Stuur automatisch een notificatie bij een nieuwe sales lead
    Door ondernemers of marketeers worden diverse technieken en tools gebruikt om leads te krijgen. De meeste applicaties worden door Zapier ondersteund, zoals o.a. Facebook Ads Leads, LinkedIn Lead Gen Forms, Mailchimp en Hubspot.

Met Zapier kun de juiste mensen automatisch een melding laten ontvangen wanneer er een nieuwe lead binnenkomt, bijvoorbeeld via e-mail, chatbericht of sms. Zo kan er snel actie worden ondernomen om deze lead op te volgen.

Welke bedrijven gebruiken Zapier?

  • Soylent (voedingsbedrijf)
  • De Seattle Seahawks (American footballteam)
  • Intercom (communicatieplatform)
  • Jiamini (non-profit voor onderwijs in Tanzania)
  • Hotjar (web analytics-bedrijf)
  • Chi City Legal (advocatenkantoor)

Wat opvalt aan dit lijstje, is dat enorm verschillende soorten bedrijven van Zapier gebruiken. Dat geeft meteen een indruk van de kracht van deze tool; het maakt niet uit wat voor onderneming je hebt, automatiseringssoftware zoals Zapier komt altijd van pas!

Met welke tools kan Zapier koppelen?

De effectiviteit van een tool als Zapier hangt natuurlijk volledig af van welke tools je ermee kan koppelen, omdat dat bepaalt welke processen je wel/niet kan automatiseren.

Zoals gezegd ondersteunt Zapier 4.000+ verschillende veelgebruikte applicaties. Hieronder een greep uit de bekendste applicaties die Zapier ondersteunt:

  • Verschillende sociale media platformen (o.a. Facebook, Twitter, Discord)
  • Verschillende diensten van Google (o.a. Gmail, Drive, Sheets, Docs, Calendar, YouTube)
  • Zoom
  • Microsoft Office 365 (incl. Outlook)
  • Dropbox
  • Calendly
  • Mailchimp
  • WordPress
  • HubSpot CRM
  • Salesforce
  • Stripe
  • Mollie
  • Typeform
  • Slack
  • Asana

Een volledige lijst van de ondersteunde tools is te vinden op de website van Zapier.

Welke alternatieven zijn er voor Zapier?

Automatisering is anno nu natuurlijk essentieel voor ieder bedrijf, dus Zapier is beslist niet het enige bedrijf dat dit soort diensten aanbiedt. De volgende tools bieden bijvoorbeeld soortgelijke functionaliteit:

  • IFTTT: is te gebruiken op mobiele telefoons en biedt ondersteuning voor Smart Home Devices, maar ondersteunt minder complexe automatiseringsketens dan Zapier.
  • Integromat: biedt nóg meer integratiemogelijkheden dan Zapier, maar is een stuk lastiger te gebruiken voor mensen met wat minder computerkennis.
  • io: is net als Zapier gemakkelijk in gebruik, maar heeft wel wat minder features.

Aan de slag met Zapier? Voorkom deze implementatiefouten

Een goede implementatie is het halve werk! Wanneer je aan de slag gaat met Zapier, is het dus wel zo handig om te weten wat de veelgemaakte fouten op dit gebied zijn. Let goed op de volgende zaken:

  • Maak je processen niet té ingewikkeld (zeker in het begin)
  • Blijf periodiek controleren of geautomatiseerde processen nog werken

Maak je processen niet té ingewikkeld (zeker in het begin)

Omdat Zapier zoals gezegd oneindig lange automatiseringsketens ondersteunt, kan het verleidelijk zijn om enorm lange ketens te maken die in één keer alles rondom een bepaalde taak automatiseren. Dit is echter af te raden.

Hoe ingewikkelder de keten, des te makkelijker deze te “breken” is. Eén webapplicatie die door een update niet meer goed werkt, kan er dan voor zorgen dat de hele keten in elkaar stort. Bij complexe ketens kan het dan bovendien lastig te achterhalen zijn waar het precies misgaat.

Blijf periodiek controleren of geautomatiseerde processen nog werken

In principe is Zapier natuurlijk bedoeld om zo veel mogelijk werk uit handen te nemen, maar toch is het slim om wel een beetje op te blijven letten.

Zapier brengt je niet (altijd) automatisch op de hoogte als een proces niet meer goed werkt, dus hier zul je zelf periodiek naar moeten kijken. Doe je dit niet, dan vinden essentiële bedrijfsprocessen mogelijk niet meer plaats zonder dat je er erg in hebt.

Screenshots

Decidas en Knowify gaan samen verder als Summix.

Decidas en Knowify hebben besloten om de handen ineen te slaan. Knowify is een vooraanstaand Rotterdams bedrijf dat, net als wij, gespecialiseerd is in data en business intelligence. We gaan samen verder onder een nieuwe naam: Summix.